Rizikų valdymas

LIETUVOS GEOLOGIJOS TARNYBOS PRIE APLINKOS MINISTERIJOS DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS

DĖL RIZIKŲ VALDYMO LIETUVOS GEOLOGIJOS TARNYBOJE PRIE APLINKOS MINISTERIJOS POLITIKOS PATVIRTINIMO, RIZIKŲ VALDYMO LIETUVOS GEOLOGIJOS TARNYBOJE PRIE APLINKOS MINISTERIJOS

KOMITETO SUDARYMO IR už rizikų valdymo proceso koordinavimą atsakingO asmENS SKYRIMO

2023 m. gruodžio 7 d. Nr. 1-527

Vilnius

Siekdamas tinkamai nustatyti Lietuvos geologijos tarnybos prie Aplinkos ministerijos (toliau – Tarnyba) rizikų veiksnius, taip pat vykdyti šių rizikų analizę ir parinkti priemones, kurios sumažintų arba pašalintų neigiamą poveikį Tarnybos veiklai:

1.  T v i r t i n u  Rizikų valdymo Lietuvos geologijos tarnyboje prie Aplinkos ministerijos politiką (pridedama).
2. S u d a r a u  šios sudėties Rizikų valdymo Lietuvos geologijos tarnyboje prie Aplinkos ministerijos komitetą:
   1. Jolanta Čyžienė – Lietuvos geologijos tarnybos prie Aplinkos ministerijos direktoriaus pavaduotoja, komiteto pirmininkė;
   2. Rina Aleknienė – Tarnybos Informacijos valdymo skyriaus vedėja;
   3. Audronė Dumšienė – Tarnybos Kietųjų naudingųjų iškasenų ir registro skyriaus vedėja;
   4. Tadas Gauronskis – Tarnybos Teisės ir administravimo skyriaus vedėjas;
   5. Roma Kanopienė – Tarnybos Inžinerinės geologijos skyriaus vedėja;
   6. Jurga Lazauskienė – Tarnybos Giluminės ir naftos geologijos skyriaus vedėja;
   7. Rasa Radienė – Tarnybos Hidrogeologijos skyriaus vedėja.
3. S k i r i u  Tarnybos Teisės ir administravimo skyriaus vyriausiąjį specialistą Gintarą Valdeną atsakingu už Tarnybos rizikų valdymo proceso koordinavimą.

RIZIKŲ VALDYMO LIETUVOS GEOLOGIJOS TARNYBOJE

PRIE APLINKOS MINISTERIJOS POLITIKA

I SKYRIUS

BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Rizikų valdymo Lietuvos geologijos tarnyboje prie Aplinkos ministerijos (toliau – Tarnyba) politikos (toliau – Politika) tikslas – nustatyti rizikų identifikavimo, vertinimo ir valdymo proceso etapus, siekiant laiku identifikuoti galimas Tarnybos rizikas, keliančias grėsmę kasdienei veiklai ir (ar) pasiekti Aplinkos ministerijos strateginiuose veiklos planuose pagal Tarnybos kompetenciją, metiniuose veiklos planuose numatytus tikslus, gebant efektyviai optimaliomis priemonėmis pašalinti arba sumažinti rizikos įvykių atsiradimo priežastis, jų pasireiškimo tikimybę ir (ar) poveikį (žalą), žinoti, apskaityti ir stebėti rizikos įvykius, padėti priimti racionalius rizikos prevencijos veiksmus ir Tarnybos valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartį (toliau – darbuotojai), atsakingo požiūrio į rizikų valdymą bei padėti Tarnybai veiksmingiau ir efektyviau pasiekti užsibrėžtus įstaigos veiklos tikslus.
2. Politika parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu, Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“ (toliau – Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašas), tarptautinės aukščiausiosios audito organizacijos standartu Nr. TAAIO GOV 9130 „Viešojo sektoriaus vidaus kontrolės standartų gairės“ ir gerąja rizikų valdymo praktika. Tarnybos rizikų valdymas turi būti suderintas su Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo nuostatomis, nes rizikų valdymas yra vienas iš vidaus kontrolės elementų. 
3. Politikoje vartojamos sąvokos:
   1. Rizika – neplanuotų įvykių, kurie gali paveikti įstaigos veiklą ar pasiekti veiklos planuose numatytus tikslus, galimybė;
   2. Rizikos identifikavimas ir analizė– rizikos aptikimo, atpažinimo, įvardijimo ir apibūdinimo procesas, įskaitant galimų pasekmių prognozavimą. Rizikos identifikavimas atliekamas atsižvelgus į vieną ar kelis informacijos šaltinius: istorinius duomenis, teorines žinias, darbuotojo ekspertinę nuomonę, trečiųjų šalių keliamus reikalavimus;
   3. Rizikos pasireiškimo tikimybė – tikėtina įvykio atsiradimo galimybė;
   4. Rizikos poveikis – įvykis, galintis sukelti pasekmes įstaigos strateginių tikslų pasiekimui, reputacijai, finansams ir (ar) veiklos tęstinumui;
   5. Rizikos lygis – rizikos poveikio mastas, išreikštas rizikos tikimybės ir poveikio įverčių sandaugos reikšme;
   6. Rizikos veiksnys– aplinkybė arba galimas įvykis, kuris didina rizikos atsiradimą;
   7. Rizikos savininkas – Tarnybos struktūrinio padalinio vadovas, atsakingas už į jo atsakomybės sritį patenkančios identifikuotos rizikos valdymą;
   8. Rizikos tolerancija (apetitas) – rizikos prisiėmimo lygis (riba), kurį Tarnyba prisiima nekeliant grėsmės kasdieninei veiklai ir (ar) iškeltų tikslų siekimui;
   9. Pokytis – nusistovėjusios veiklos keitimas, kai kinta procesas, naudojama technologija, mastas, dalyvių skaičius ar kiti veiksniai, darantys įtaką kasdieninei veiklai; 
   10. Rizikų valdymas – nuolatinis ir nenutrūkstamas procesas, skirtas identifikuoti, analizuoti ir valdyti rizikas, sudaryti rizikų valdymo priemonių planą, jį įgyvendinti, atlikti nustatytų rizikų ir rizikų valdymo priemonių plano įgyvendinimo stebėseną, informuoti, kaip valdoma rizika;
   11. Rizikų sąrašas– informacija apie identifikuotas rizikas Tarnyboje pateikta patvirtintos formos dokumente;
   12. Rizikų valdymo priemonių planas – sudėtinė rizikų sąrašo dalis, kurioje papildomų veiksmų ir priemonių visuma siekiama paveikti rizikos įvykio tikimybę ir (ar) poveikį;
   13. Rizikos stebėjimo rodikliai – kokybiniais ar kiekybiniais mato vienetais matuojami rizikos veiksnio pasireiškimo rodikliai, padedantys stebėti ir valdyti rizikas ir jų pokyčius. Rodikliai padeda iš anksto įvertinti įvykių, galinčių paveikti Tarnybos tikslų įgyvendinimą, tikimybę, todėl jie turėtų būti pamatuojami, jų poveikis – palyginamas (indikuojantys rizikos tendenciją – didėjantis, mažėjantis);
   14. Rizikų žemėlapis – vizualus rizikų atvaizdavimas, leidžiantis reitinguoti identifikuotas ir įvertintas rizikas pagal jų lygį;
   15. Rizikų valdymo komitetas – Tarnybos direktoriaus įsakymu sudarytas komitetas, atsakingas už rizikų valdymo priežiūrą;
   16. Stebėsena – periodinis rizikų stebėjimas (nustatytais laiko intervalais) ir įvertinimas, rodantis nuokrypį nuo tikėtino ar užsibrėžto tikslo ir (ar) rezultato;
   17. Rizikų koordinatorius – Tarnybos darbuotojas, Tarnybos direktoriaus įsakymu paskirtas atsakingu už rizikų valdymo proceso koordinavimą–;
   18. Už rizikų valdymo priemonių įgyvendinimą atsakingas asmuo – Rizikų sąraše nurodytas Tarnybos darbuotojas, atsakingas už rizikų valdymo priemonės (priemonių) įgyvendinimą;
   19. Kitos šioje Politikoje vartojamos sąvokos suprantamos taip, kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme.

II SKYRIUS 

RIZIKŲ KLASIFIKAVIMAS, VALDYMO TIKSLAI, PRINCIPAI IR PRIEMONĖS  

4. Tarnybos rizikų valdymo procesas yra vidaus kontrolės sistemos dalis ir apima esminių rizikų valdymą. Tarnyba  savo veikloje išskiria penkias pagrindines rizikų grupes  pagal priežasčių pobūdį:
   1. Strateginė rizika – rizika, kylanti nustatant ir netinkamai vykdant Aplinkos ministerijos strateginiuose veiklos planuose pagal Tarnybos kompetenciją ir (ar) Tarnybos metiniuose veiklos planuose (toliau – veiklos planai) nustatytus tikslus, pagrįsta neteisingais ar netiksliais duomenimis arba nepalaikanti įsipareigojimų, planų ar tikslų vykdymo dėl veiklos aplinkos pokyčių ir Tarnybos gebėjimu pasinaudoti šiais pokyčiais arba pasirengti jiems norint pasiekti veiklos planuose nustatytus tikslus. Strateginė rizika suprantama kaip išorės ar vidinis veiksnys ar aplinkybė, kuri gali turėti reikšmingą neigiamą poveikį Tarnybai siekiant ilgalaikių strateginių tikslų ir (ar) veiklos tikslų. Strateginės rizikos gali kilti dėl netinkamo planavimo, klaidingų Tarnybos sprendimų ar netinkamo jų įgyvendinimo, dėl neadekvataus resursų paskirstymo, nesugebėjimo laiku ir tinkamai reaguoti į besikeičiančią aplinką. Visi esminiai pokyčiai ir sprendimai Tarnybos veikloje neišvengiamai veda prie didesnių ar mažesnių strateginių rizikų, Tarnybos sėkmė priklauso nuo to, kaip efektyviai šios rizikos identifikuojamos ir valdomos. Siekiant sėkmingos ir darnios Tarnybos veiklos, ruošiant  ir įgyvendinant  veiklos  planus turi būti iš anksto numatyti galimi įvykiai, nukrypimai nuo  veiklos planų ir su tuo susijusios rizikos;
      1. Išskiriami šie pagrindiniai strateginių rizikų veiksniai:
         1. netinkamas veiklos planas. Siekiant suvaldyti šią riziką, strateginio planavimo metu, kuri organizuojama kiekvienais metais, yra:
            • (a) aptariamos pagrindinės prielaidos, kuriomis remiantis nustatomi Tarnybos misija, vizija, tikslai ir uždaviniai,
            • (b) įvertinama aplinka, kurioje bus veikiama planuojamu periodu,
            • (c) nustatoma, ar pakanka resursų pasiekti iškeltus veiklos planuose nustatytus tikslus
      2. vėluojama reaguoti arba netinkamai reaguojama į vidinės ar išorinės aplinkos pokyčius, todėl Tarnybos  veiklos planai nebeefektyvūs ir turėtų būti koreguojami;
   2. Finansinė rizika – rizika, kylanti dėl netinkamo finansų valdymo, nesugebėjimo valdyti turto ir (ar) įsipareigojimų, pavyzdžiui, finansinių nuostolių dėl finansinius įsipareigojimus prisiėmusios sandorio šalies nesugebėjimo vykdyti sandoryje numatytomis sąlygomis arba rizika, kad Tarnyba neturės ar nesugebės reikiamu laiku gauti lėšų įvykdyti finansinius įsipareigojimus;
   3. Operacinė (veiklos) rizika – rizika, kylanti dėl netinkamų, nepavykusių arba neefektyvių vidaus procesų arba dėl išorės įvykių ir veiksnių poveikio, dėl kurių gali atsirasti sukčiavimas, klaidos, blogiau aptarnaujami klientai (paslaugų kokybė ir (ar) kiekybė). Nuolatos besikeičianti aplinka lemia didėjančią administracinę naštą, sukuria prielaidas atsirasti netinkamiems arba neįgyvendintiems Tarnybos vidaus kontrolės procesams, darbuotojų klaidoms ar neteisėtiems veiksmams, informacinių sistemų sutrikimams ir kitoms operacinėms rizikoms. Operacinė rizika gali atsirasti bet kuriame Tarnybos struktūriniame padalinyje, ji taip pat gali kilti ir Tarnybos darbuotojui. Visa tai nulemia poreikį laiku identifikuoti ir valdyti Tarnybos veikloje kylančias rizikas;
      1. Operacinė rizika valdoma užtikrinant tinkamą Tarnybos vidaus kontrolės sistemą, kuri apima:
         1. griežtų etikos standartų diegimą;
         2. rizikų identifikavimą ir valdymą;
         3. korupcijos prevencijos priemonių įgyvendinimą;
         4. interesų konfliktų identifikavimą ir valdymą;
         5. tinkamą Tarnybos struktūrinių padalinių veiklos kontrolę;
         6. informacijos ir informacinių sistemų saugumą;
         7. aiškiai nustatytas darbuotojų funkcijas, teises, pareigas ir atsakomybę;
         8. tinkamų priemonių, reikalingų darbuotojų funkcijoms atlikti įsigijimą, sukūrimą ir naudojimą;
         9. tinkamų sąlygų darbuotojų kvalifikacijai kelti užtikrinimą;
         10. tinkamą darbuotojų vykdomų funkcijų atskyrimą, t. y. teisių atlikti ūkines ir finansines operacijas suteikimo, jų vykdymo, įtraukimo į apskaitą ir saugojimo veiksmų išskaidymą keliems darbuotojams, kad būtų vengiama interesų konfliktų ir žmogiškos klaidos faktoriaus;
         11. tinkamą Tarnybos direktoriaus ir (ar) Tarnybos direktoriaus pavaduotojo (toliau – Tarnybos vadovybė) informavimo sistemą;
         12. Tarnybos vidaus kontrolės sistemos veiksmingumo ir pakankamumo stebėjimą ir vertinimą.
      2. Įgyvendinant efektyvią Tarnybos vidaus kontrolės sistemą, turi būti sukurtos politikos, metodikos, taisyklės, procedūros ir kitos tvarkos ar priemonės, užtikrinančios sėkmingą Tarnybos vidaus kontrolės sistemos funkcionavimą. Tarnybos veiklos procesai, jų eiga, terminai, konkretūs reikalavimai turi būti tinkamai reglamentuoti konkrečių priemonių procedūrų tvarkose ar kituose vidaus teisės aktuose. Tarnybos darbuotojų funkcijos, uždaviniai, darbo ir sprendimų priėmimo tvarka, atsakomybė išsamiai reglamentuota skyrių nuostatuose, darbuotojų pareigybės aprašymuose (pareiginiuose nuostatuose), konkrečių priemonių procedūrų tvarkose, metodikose ir kituose dokumentuose. Sprendimų priėmimo ir kontrolės funkcijos  turi būti aiškiai atskirtos: tas pats darbuotojas negali būti paskirtas atsakingu už sprendimų priėmimą ir už tų sprendimų kontrolės funkcijas;
   4. Reputacinė rizika suprantama kaip veiksnys ar aplinkybė, kuri gali turėti neigiamą įtaką Tarnybos reputacijai ar įvaizdžiui rinkoje. Reputacinės rizikos gali kilti dėl darbuotojų netinkamų veiksmų, įskaitant, bet neapsiribojant etiniais pažeidimais, blogu duomenų saugumu ir privatumu, korupcija, neefektyviu lėšų panaudojimu, krizinių situacijų valdymo, tvarumo trūkumu, sisteminėmis ar pasikartojančiomis klaidomis, bloga kokybe, inovacijų trūkumu ar netinkamų partnerių pasirinkimu, dėl kurių pakenkiama reputacijai, santykiams ir (ar) sumenkinamas pasitikėjimas Tarnyba. Už reputacinės rizikos valdymą Tarnyboje yra atsakingi visi rizikų savininkai, kurie turi užtikrinti visų procedūrų tinkamą atlikimą, priimamų sprendimų skaidrumą ir nešališkumą;
   5. Atitikties rizika suprantama kaip galimi įvykiai ar aplinkybės, dėl kurių Tarnybos  veikla gali neatitikti teisės aktų ar geriausios praktikos reikalavimų, todėl gali kilti žala Tarnybai. Vidinių ir išorinių teisinių aktų reikalavimų laikymasis yra būtina sąlyga, siekiant įgyvendinti veiklos planuose nustatytus tikslus ir užtikrinti nepriekaištingą reputaciją. Valdant atitikties rizikas, siekiama suprasti galimus atitikties užtikrinimo iššūkius, kurie kyla kasdieninėje veikloje. Nustatant atitikties rizikas atsižvelgiama į Tarnybos vidaus kontrolės sistemą.
5. Pagrindiniai rizikų valdymo tikslai:
   1. identifikuoti pagrindines rizikas, keliančias grėsmę kasdienės veiklos vykdymui ir Tarnybos veiklos tikslų pasiekimui;
   2. pašalinti arba sumažinti rizikos įvykių atsiradimo priežastis ir jų pasireiškimo tikimybę;
   3. sumažinti galimus nuostolius;
   4. padėti priimti valdymo sprendimus.
6. Siekiant užtikrinti efektyvų rizikų valdymą, vadovaujamasi šiais principais:
   1. Vertės kūrimas ir saugojimas – rizikų valdymas padeda įgyvendinti Tarnybos strateginius ir (ar) veiklos tikslus  ir gerinti veiklą; parenkamos tokios rizikų valdymo priemonės, kad padėtų Tarnybai pasirengti galimiems nenumatytiems įvykiams, sumažinti jų tikimybę ir (ar) neigiamą poveikį;
   2. Integralumas ir įtraukimas – rizikų valdymas neatsiejama Tarnybos veiklos procesų ir priimamų sprendimų dalis, todėl Tarnybos darbuotojai turi būti laiku ir tinkamai informuoti ir dalyvauti  suvaldant riziką;
   3. Efektyvumas, optimalumas ir proporcingumas – mažinant rizikų lygį, skiriami ištekliai neturi viršyti siekiamos naudos;
   4. Rizikos vertinimu pagrįstas sprendimų priėmimas – rizikų valdymas yra pagrindas priimant sprendimus, leidžiantis įvertinti alternatyvas, išskirti prioritetus ir pasirinkti geriausias veiksmų kryptis;
   5. Suderinamumas – rizikos valdymo veiksmai turi būti pasirinkti, atsižvelgiant į sritį, kurioje rizika kyla, aplinkybes ir kontekstą;
   6. Informacijos aktualumas, patikimumas ir skaidrumas – rizikos valdymas paremtas istoriniais duomenimis, stebėjimu, patirtimi ir ekspertiniu vertinimu, siekiant tiksliai ir laiku  įvertinti rizikas, nustatyti efektyviausias rizikų valdymo priemones; aktuali informacija apie rizikų nustatymą, valdymą, eliminavimą ir (ar) mažinimą teikiama Tarnybos vadovybei ir Rizikų savininkams pagal jų atsakomybės sritį;
   7. Nuolatinis tobulinimas – rizikų valdymas stebimas ir prireikus tobulinamas atsižvelgus į Tarnyboje sukauptas žinias ir patirtį.
7. Rizikų valdymo tikslams pasiekti Tarnyba taiko šias priemones:
   1. vertina, stebi Tarnybos aplinką ir laiku identifikuoja galimas rizikas;
   2. parenka tinkamas priemones rizikos valdymui bei užtikrina ir tobulina vidaus kontrolę;
   3. vykdo nuolatinę esamų rizikų stebėseną;
   4. vykdo efektyvią komunikaciją ir informavimą valdant rizikas;
   5. taiko pažangias technologijas ir diegia į kokybę bei efektyvumą orientuotus  automatizavimo įrankius.

III SKYRIUS

RIZIKŲ VALDYMO PROCESAS

8. Rizikų valdymo procesą (1 priedas) sudaro šie etapai:.
   1. Aplinkos įvertinimas: kiekvienais metais, prieš pradedant rizikų identifikavimo procesą, Tarnybos rizikų savininkai ir už rizikų valdymo proceso koordinavimą atsakingi asmenys, remdamiesi planavimo dokumentais, pagrindiniais veiklos tikslais, vidine bei išorine aplinka, rizikų ir jų valdymo priemonių stebėsenos rezultatais, įvertina pokyčius Tarnybos tikslams, nustato aspektus, galinčius turėti įtakos veiklos tikslų pasiekimui. Periodiškai vertinant aplinką, siekiama prisitaikyti prie pokyčių ir iš anksto pasiruošti nenumatytoms grėsmėms;
      1. Siūloma įvertinti šiuos išorinės aplinkos veiksnius:
         1. politiniai: Lietuvos ir kaimyninių šalių valstybinių institucijų, ES ir EBPO sprendimų arba rekomendacijų įtaką Tarnybos veiklai, įskaitant ekonomikos reformas, mokesčių politiką, įstatymus, reglamentuojančius darbo apmokėjimą ir (ar) saugą ir (ar) kita;
         2. ekonominiai: Lietuvos ir tarptautinės ekonomikos pokyčių, pvz., infliacijos, valstybės skolinimosi kaštų, užimtumo, atlyginimo lygio įtaką Tarnybos veiklai;
         3. socialiniai: demografinių pokyčių, pvz., gyventojų amžius, išsilavinimas, gyvenamoji vieta ar kitokia įtaka Tarnybos veiklai;
         4. technologiniai:įrangos gedimų, inovacijų ir technologinius pokyčių rinkoje, kibernetinių išpuolių poveikis Tarnybos veiklai;
         5. teisiniai: aspektus, kuriais remiantis Tarnyba galėtų būti patraukta atsakomybėn dėl įsipareigojimų darbuotojams, paslaugų teikėjams ar kitiems partneriams nevykdymo, atliekamų funkcijų ir (ar) teikiamų paslaugų nevykdymo ir (ar) netinkamo vykdymo ar kitų priežasčių;
      2. Vidinės aplinkos veiksniai apima:
         1. strateginiuose ir metiniuose veiklos planuose numatytų tikslų ir stebėsenos rodiklių pasiekimo rezultatus, tinkamą veiklos procesų organizavimą;
         2. darbui reikalingų resursų valdymą;
         3. veiklos tęstinumo ir Tarnybos vidaus kontrolės užtikrinimą, auditų ir kitų patikrinimų ataskaitose pateiktus pastebėjimus ir rekomendacijas;
         4. personalo ir reikiamų kompetencijų valdymą;
         5. interesų konfliktų valdymą;
         6. darbo kultūrą ir saugą, darbuotojų užregistruotus Tarnybos veiklos neatitikimus;
         7. korupcijos ir sukčiavimo prevenciją, rizikų valdymo priemonių plano ir korupcijos prevencijos programos priemonių planų įgyvendinimo ataskaitas;
         8. informacijos saugą ir kitus dokumentus, galinčius padėti identifikuoti rizikas;
   2. Rizikų identifikavimas, analizė ir vertinimas:
      1. remiantis aplinkos įvertinimo rezultatais, pasitelkiant istorinius duomenis, ekspertinį vertinimą, rizikų ir jų valdymo priemonių įgyvendinimo stebėsenos rezultatus, Rizikų savininkai Rizikų sąraše ir rizikų valdymo priemonių plane (2 priedas) teikia informaciją apie Tarnybos struktūrinio padalinio rizikas, nurodo galimas rizikos priežastis, rizikos įvykius ir poveikio sritis, taikomas rizikos valdymo ir kontrolės priemones, rizikos stebėjimo rodiklius ir, remiantis 3, 4 ir 5 prieduose pateikta informacija, nurodo rizikos tikimybės, poveikio ir lygių reikšmes. Rizikos įvykio tikėtinas poveikis vertinamas atsižvelgiant į galimą didžiausią poveikį Tarnybos strateginių tikslų ir (arba) veiklos tikslų pasiekimui, finansinei būklei, veiklos tęstinumui,  reputacijai, veiklos  atitikčiai teisės aktų ar geriausios praktikos reikalavimams. Rizikos tikimybės ir poveikio įvertinimui naudojama 5 balų skalė, kai didesnis balas atitinka didesnį poveikį ir didesnę tikimybę. Prireikus rizikų sąrašas papildomas ir koreguojamas pagal už rizikų valdymo proceso koordinavimą atsakingo asmens pateiktas pastabas;
      2. pasibaigus rizikos identifikavimo, analizės ir vertinimo procesui, esant poreikiui parengiamas Tarnybos rizikų valdymo žemėlapis (6 priede pateikiama Rizikos reikšmingumo vertinimo skalė ir spalvinis atvaizdavimas), kuris viešai skelbiamas Tarnybos intranete ir pan. Be planuoto kasmetinio rizikų identifikavimo ir vertinimo proceso, bet kuriuo metu gali būti inicijuojamas neplanuotas rizikų identifikavimo ir vertinimo procesas, kai iš esmės keičiasi vidinė ar išorinė aplinka (pvz., teisinis reguliavimas, pertvarkoma Tarnybos administracijos struktūra,  priskiriamos naujos funkcijos ar labai pasikeičia situacija rinkoje). Identifikuojant rizikas, siūloma vadovautis pavyzdiniu rizikų identifikavimo klausimynu (7 priedas);
   3. Rizikų valdymo priemonių plano sudarymas: jeigu identifikuotos ir įvertintos rizikos lygio balas yra nuo 5 iki 14 balų, būtina atidžiai įvertinti, ar rizikos valdymo priemonių pakanka, rekomenduojama numatyti papildomas rizikos valdymo priemones. Jeigu identifikuotos ir įvertintos rizikos lygio balas yra lygus arba didesnis kaip 15 balų, privaloma užpildyti rizikų valdymo priemonių planą su numatytais rizikų valdymui reikalingais ištekliais, kurie neturėtų būti didesni už rizikos keliamą neigiamą poveikį, priskiriami už rizikų valdymo priemonių įgyvendinimą atsakingi asmenys, nurodomi numatomi įgyvendinimo terminai;
      1. Atsižvelgiant į Tarnybos galimybes valdyti riziką ir reikalingus išteklius, į rizikos valdymo priemonių planą įtrauktoms rizikoms valdyti Tarnyba pasirenka vieną iš galimų rizikos valdymo būdų:
         1. rizikos prisiėmimą, kai rizikos lygis Tarnybai priimtinas arba rizikos veiksniai žinomi, bet dėl, Tarnybos vertinimu, ribotų galimybių jas valdyti arba kai rizikos valdymas reikalauja nepagrįstai didelių išteklių, rizika toleruojama. Tokia rizika nuolat stebima, o esant esminiams neigiamiems pokyčiams, rizikos savininkas teikia siūlymus Tarnybos  vadovybei dėl reagavimo į padidėjusią riziką;
         2. rizikos sumažinimą, kai rizikos veiksnio tikimybė ir poveikis apribojami stiprinant Tarnybos vidaus kontrolės procedūras, nustatant papildomas kontrolės priemones, keičiant veiklos procesus, įgyvendinant kitas organizacines, vadybines, technines ar teisines priemones;
         3. rizikos perkėlimą, kai rizika perkeliama perduodant funkcijas ir su jomis susijusią atsakomybę trečiai šaliai, nustatant atitinkamą pareigų ir atsakomybių perskirstymą;
         4. rizikos eliminavimą, kai vykdoma rizikos prevencija, efektyvinant atitinkamą veiklos procesą, atsisakant, perduodant ar įgyjant funkcijų, nustatant atitinkamas Tarnybos vidaus kontrolės priemones, kitaip mažinant galimą rizikos veiksnių poveikį;
         5. rizikos vengimą, kai rizikos išvengiama nepradedant arba nebetęsiant su rizika susijusių veiksmų;
      2. Rizikos valdymo priemonės gali būti:
         1. techninės (pavyzdžiui, įvairūs davikliai, nedegančios archyvinės spintos, atsarginio kopijavimo įranga, informacinių technologijų ir informacinių sistemų priemonių dubliavimas ir pan.),
         2. informacinės (veiklos vertinimo rodikliai, kontrolės priemonių stebėsena ir pan.),
         3. organizacinės (procedūros, veiklos planai, kvalifikacijos kėlimo planai, Tarnybos vykdomos veiklos ir procedūrų, pakeitimai, patikrinimai ir pan.),
         4. teisinės (teisės aktų antikorupcinis vertinimas ir pan.),
         5. finansinės (rezervų formavimas, draudimas, baudos, finansinės sankcijos ir pan.). Atskiriems rizikoms veiksniams valdyti gali būti taikomos įvairios rizikos valdymo priemonės arba jų deriniai;
      3. Tarnybos rizikų sąrašą ir rizikų valdymo priemonių planą tvirtina Tarnybos direktorius;
      4. siekiant užtikrinti rizikų valdymo priemonių įgyvendinimo veiksmingumą, už rizikų valdymo priemonių įgyvendinimą atsakingiems asmenims suformuojamos užduotys Tarnybos dokumentų valdymo sistemoje ar kitoje aplinkoje (pvz., sharepoint, DBSIS ar kt.), kurių įgyvendinimą prižiūri Rizikų savininkai,
      5. Rizikų savininkai parengia ir pateikia kiekvieno Tarnybos struktūrinio padalinio ketvirtines  rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plano įgyvendinimo ataskaitas (8 priedas) Rizikų koordinatoriui.
      6. rizikų valdymo priemonių įgyvendinimas siejamas su Tarnybos darbuotojų metiniais tikslais (užduotimis),
      7. Rizikų sąrašas ir rizikų valdymo priemonių planas gali būti prireikus koreguojamas;
   4. Nuolatinė stebėsena ir periodinė kontrolė:Tarnyboje turi būti vykdoma periodinė (ne rečiau kaip kartą per ketvirtį) rizikos stebėjimo rodiklių ir rizikų valdymo priemonių įgyvendinimo stebėsena, vertinami rizikų lygio, rizikų stebėjimo rodiklių pokyčiai, rizikų valdymo priemonių įgyvendinimo progresas ir jų efektyvumas. Užfiksavus didesnę rizikos tolerancijos ar kritinę rizikos stebėjimo rodiklio reikšmę, identifikavus naujas rizikas, kurių lygis viršija rizikos tolerancijos reikšmes, planuojamos naujos rizikos valdymo priemonės ir rengiami rizikų valdymo priemonių plano pakeitimai, kurie teikiami tvirtinti Tarnybos direktoriui. Rizikų savininkai privalo nuolat stebėti jų atsakomybei priskirtas rizikas. Pastebėję konkrečios rizikos stebėjimo rodiklio išaugimą, privalo nelaukdami ketvirtinės ataskaitos rengimo pradžios informuoti Rizikų koordinatorių. Identifikavus naują riziką, rizikos savininkas taip pat nedelsdamas turi apie ją pranešti už rizikų valdymo proceso koordinavimą atsakingam asmeniui. Tarnybos  už rizikų valdymo proceso koordinavimą atsakingas asmuo periodiškai (ne vėliau kaip per 15 kalendorinių dienų pasibaigus ketvirčiui) teikia ketvirtines rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plano ataskaitas Rizikų valdymo komitetui apie rizikas, kurių rizikos lygio balas yra lygus arba didesnis kaip 15 balų, apie rizikas, kurių rizikos stebėjimo rodikliai viršijo tolerancijos arba kritines ribas. Rizikų valdymo komitetas, susipažinęs su gauta informacija, pateikia rekomendacinio pobūdžio pasiūlymus. Tarnybos  už rizikų valdymo proceso koordinavimą atsakingas asmuo ne vėliau kaip per 15 kalendorinių dienų nuo Rizikų valdymo komiteto rekomendacijų gavimo dienos, jeigu būtina, su rizikų savininkais atlieka reikiamus pakeitimus ir apibendrintą rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plano ataskaitą su Rizikų valdymo komiteto rekomendacijomis teikia Aplinkos ministerijai;
   5. Nuolatinis komunikavimas ir informavimas valdant rizikas: efektyvaus rizikų valdymo pagrindas yra nuolatinė komunikacija tarp Rizikų koordinatoriaus, Rizikų savininkų ir Tarnybos vadovybės. Efektyviai komunikacijai užtikrinti būtina, kad aktuali informacija laiku pasiektų atsakingus asmenis. Tarnybos vadovybė privalo komunikuoti Tarnybos darbuotojams apie rizikų valdymo ir stebėjimo svarbą palaikydami atvirą komunikaciją. Rizikų koordinatorius informuoja darbuotojus apie metodinius pokyčius, kasmetinę rizikų identifikavimo ir vertinimo pradžią, pasibaigus ketvirčiui renka ir sistemina informaciją, parengtas rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plano ataskaitas teikia Rizikų valdymo komitetui ir Aplinkos ministerijai.

IV SKYRIUS

RIZIKŲ IDENTIFIKAVIMAS IR ATSAKOMYBIŲ PASKIRSTYMAS

9. Rizikų reitingavimo ir valdymo procesas grindžiamas paskirstytomis ir Rizikų valdymo procese (1 priedas) nurodytomis atsakomybėmis veiklos valdymo lygmeniu.
10. Tarnyboje rizikų valdymo procese dalyvauja:
    1. Tarnybos vadovybė;
    2. Rizikų valdymo komitetas, kuris sudaromas Tarnybos direktoriaus įsakymu;
    3. Tarnybos darbuotojai, kuriuos Tarnybos struktūrinių padalinių vadovų teikimu paskiria Tarnybos direktorius;
    4. Rizikų savininkai;
    5. Rizikų koordinatorius.
11. Tarnybos vadovybė:
    1. Tarnybos direktorius:
       1. užtikrina, kad taikoma rizikų valdymo politika atitiktų  Aplinkos ministerijos strateginį veiklos planą, misiją, viziją, vertybes; Tarnybos metinį veiklos planą, misiją, viziją, vertybes;
       2. prižiūri, kad Tarnybos kultūra, apmokėjimo už darbą sistema skatintų atsakingą rizikų stebėjimą ir valdymą;
       3. formuoja rizikų valdymo sistemos įgyvendinimą ir tobulinimą, deleguoja šią atsakomybę atsakingiems asmenims;
       4. išreiškia lūkesčius, kad rizikų valdymas būtų įtrauktas į planavimo ir sprendimų priėmimo procesus;
       5. skatina atvirą rizikos savininkų komunikaciją su Tarnybos vadovybe apie rizikas, ypač apie naujai atsirandančias, kurių poveikį nustatyti sudėtinga;
       6. skatina rizikos savininkus įvertinti galimas rizikas prieš priimant sprendimus;
       7. tvirtina Tarnybos  rizikų  sąrašą ir rizikų valdymo priemonių planą įsitikinus, kad tai atitinka Tarnybos ilgalaikius tikslus;
       8. vertina įstaigos  metinį veiklos planą  naudodamasis rizikų sąrašu ir rizikų valdymo priemonių planu;
       9. prižiūri Tarnybos rizikas ir vykstančius pokyčius aplinkoje;
       10. remiantis vidaus audito rezultatais ir kita prieinama informacija, įsitikina, kad numatyto rizikų valdymo proceso laikomasi;
       11. teikia siūlymus Aplinkos ministerijos vadovybei dėl rizikų valdymo sistemos tobulinimo;
    2. Tarnybos direktoriaus pavaduotojas:
       1. koordinuoja Tarnybos struktūriniuose padaliniuose pagal pavaldumą egzistuojančių rizikų identifikavimo, vertinimo, reitingavimo procesų valdymą ir priežiūrą,
       2. atlieka Tarnybos rizikų sąrašo  peržiūrą ne rečiau kaip vieną kartą per metus ir pasiūlymų teikimą dėl rizikų reitingavimo ir / arba naujų rizikų įtraukimo į Tarnybos rizikų  sąrašą,
       3. atlieka didelių ir labai didelių rizikų peržiūrą ne rečiau kaip du kartus per metus,
       4. inicijuoja rizikų valdymo priemonių plano aptarimus  (įvykus reikšmingiems pokyčiams Tarnybos veikloje),
       5. skatina darbuotojus valdyti rizikas Tarnyboje ir komunikuoja apie jas,
       6. deleguoja  užduotis, susijusias su rizikų valdymu, atsakingiems asmenims.
12. Rizikų valdymo komitetas:
    1. teikia pasiūlymus  rizikų valdymo priemonių plano projektui; 
    2. analizuoja Tarnybos  ketvirtines rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plano ataskaitas, atsižvelgdamas į gautą informaciją, teikia rekomendacijas Tarnybos direktoriui rizikų valdymo klausimais;
    3. stebi rizikų valdymo proceso veiksmingumą;
    4. teikia pastabas ir pasiūlymus dėl rizikų valdymo proceso tobulinimo;
    5. vykdo kitus Tarnybos vadovybės pavedimus, kurie susiję su rizikų valdymu.
13. Tarnybos darbuotojai:
    1. Tarnybos struktūrinio padalinio lygmenyje identifikuoja, analizuoja, vertina ir reitinguoja rizikas;
    2. Rizikų savininkams teikia pasiūlymus rizikoms valdyti;
    3. vykdo  užduotis, skirtas rizikoms eliminuoti ir / arba jų poveikiui sumažinti, ir atsiskaito Rizikos savininkui;
    4. įgyvendina rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plane numatytas užduotis;
    5. Rizikų savininkams teikia informaciją apie rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plano įgyvendinimą;
    6. operatyviai praneša Rizikų savininkams apie kylančias problemas bei naujai identifikuotas rizikas.
14. Rizikų savininkai:
    1. skleidžia rizikų identifikavimo ir suvaldymo svarbą vadovaujamame Tarnybos struktūriniame padalinyje;
    2. dalyvauja rizikų valdymo procese identifikuojant ir analizuojant rizikas;
    3. siūlo rizikų valdymo priemones;
    4. stebi, analizuoja rizikos stebėjimo rodiklius ir vertina rizikos tendencijas;
    5. kas ketvirtį parengia (pildo) jam priskirtų rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plano įgyvendinimo ataskaitas (8 priedas) ir pateikia Rizikų koordinatoriui;
    6. operatyviai praneša apie naujai identifikuotas rizikas;
    7. deleguoja priemonių, skirtų rizikoms eliminuoti ir / arba jų poveikiui sumažinti įgyvendinimą jam  pavaldiems asmenims.
15. Rizikų koordinatorius:
    1. padeda Tarnybos vadovybei vykdyti priskirtas atsakomybes rizikų valdymo srityje;
    2. rengia Tarnybos rizikų valdymą detalizuojančius dokumentus:
       1. apibendrina Tarnybos  rizikų sąrašą ir rizikų  stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių planą;
       2. atlieka Tarnybos rizikų sąrašo tvarkymą:
          1. paskelbimą gautos iš Rizikų savininkų informacijos apie identifikuotas rizikas;
          2. rizikų vertinimą ir reitingavimą;
          3. rizikų peržiūrėjimą, ar nėra dubliavimo Tarnybos mastu ir sugrupavimą rizikų sąraše ir rizikų  stebėsenos ir rizikų valdymo plane pagal Politikoje nustatytą tvarką;
    3. koordinuoja rizikų valdymo procesą Tarnyboje: rizikų sąrašo ir rizikų stebėsenos  ir rizikų  valdymo priemonių plano  atnaujinimą: papildymą naujomis rizikomis, rizikų reitingo statuso sekimą;
    4. komunikuoja su rizikų savininkais, Tarnybos vadovybe ir Rizikų valdymo komitetu rizikų valdymo klausimais;
    5. dalyvauja rizikų valdymo procese, esant poreikiui, teikia konsultacijas rizikų savininkams rizikų valdymo klausimais;
    6. apibendrina ir analizuoja gautą informaciją, rengia apibendrintas rizikų stebėsenos ir rizikų valdymo priemonių plano įgyvendinimo ataskaitas, kurias teikia Rizikų valdymo komitetui, Aplinkos ministerijai;
    7. rengia, tobulina ir koordinuoja rizikų identifikavimo ir vertinimo procesus.

V SKYRIUS

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

16. Politika skelbiama Tarnybos interneto svetainėje.
17. Rizikų koordinatorius supažindina Tarnybos darbuotojus su Politika.

RIZIKŲ IDENTIFIKAVIMO KLAUSIMYNAS

Identifikuojant rizikas, rekomenduojama atsakyti į šiuos klausimus:

TIKSLAI

1. Kokios yra strateginės ir (ar) svarbiausios veiklos nagrinėjamoje srityje ir (ar) procesuose?
2. Kokie tikslai keliami nagrinėjamai veiklos sričiai ir (ar) procesui?
3. Ar veiklos planai įgyvendinami? Kokie tikslai, rezultatai ir (ar) rodikliai nebuvo pasiekti?
4. Kokios grėsmės gali kilti neįgyvendinus ar tinkamai neįgyvendinus priskirtų funkcijų ir (ar) tikslų? Ar esate pasiruošę ir apgalvoję galimų neigiamų pasekmių suvaldymo būdus?

APLINKA

5. Ar vidiniai ar išoriniai aplinkos veiksniai gali sutrukdyti įgyvendinti priskirtas funkcijas ar užsibrėžtus tikslus?
6. Ar turima pakankamai resursų (materialinių, žmogiškųjų ar kt.) funkcijai atlikti ir (ar) iškeltiems tikslams pasiekti?
7. Kokios yra silpniausios Jūsų atliekamų veiklų proceso grandys? Ar nustatytos pakankamos valdymo priemonės?

POKYČIAI

8. Kokie numatomi analizuojamoje veiklos srityje teisės aktų pokyčiai?
9. Ar numatomi Jūsų atliekamų funkcijų ar įgyvendinamų tikslų pokyčiai trumpuoju, vidutiniu ir ilguoju laikotarpiu? Jeigu taip, ar įžvelgiate rizikų, kurioms reikėtų iš anksto pasiruošti?

KONTROLĖ

10. Ar kritiškiausioms funkcijoms ir (ar) veiklai atlikti taikoma pakankamai kontrolės priemonių, kad būtų išvengta galimų grėsmių?
11. Kokios priežastys lemia, kad organizacija gali patirti finansinių nuostolių ar pakenkti savo reputacijai, susidurti su veiklos tęstinumo iššūkiais, sukelti neigiamą poveikį darbuotojų sveikatai, aplinkai ir (ar) informacinei saugai?
12. Ar proceso eiga ir (ar) rezultatai priklauso nuo kitų susijusių veiklų? Ar taikomos priemonės padeda užkardyti dėl to galinčias kilti rizikas?

KLAIDOS

13. Kokios klaidos arba incidentai gali turėti reikšmingos įtakos proceso eigai ir rezultatams?
14. Kokie nusiskundimai, veiklos sutrikimai ir (ar) incidentai užfiksuoti per pastaruosius 12 mėnesių? Ar jie gali pasikartoti? Ar taikomos priemonės padės jų išvengti?
15. Ar, nustačius klaidų ir kilus incidentui, imamasi priemonių, kad tai nepasikartotų?
16. Ar buvo atskleista faktų dėl piktnaudžiavimo pareigomis siekiant asmeninės naudos?

ATITIKTIS

17. Ar visos atliekamos funkcijos reglamentuotos ir atitinka aktualius teisės aktų reikalavimus?
18. Ar periodiškai peržiūrima, kad atliekamos funkcijos atitiktų išorės ir (ar) vidaus teisės aktų reikalavimus?
19. Ar, siekiant mažinti darbuotojų diskreciją ar skirtingą funkcijų atlikimo taikymo praktiką, yra poreikis funkcijas ir (ar) veiklas reglamentuoti detaliau?
20. Ar Tarnybos struktūrinio padalinio specialistų (darbuotojų) darbo krūvis paskirstytas tolygiai?
21. Ar yra funkcijų ir (ar) veiklų, kurias sėkmingai gali atlikti tik vienas žmogus (neužtikrinamas darbuotojų pakeičiamumas)?

Lietuvos geologijos tarnybos prie Aplinkos ministerijos direktoriaus 2024 m. kovo 25 d. įsakymas Nr. 1-134 „Dėl viešųjų pirkimų vidaus kontrolę atliekančio asmens skyrimo“, (nuoroda)